ARTIKEL
KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI
“MASALAH-MASALAH KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI DI KANTOR
PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN JEMBER”
(Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Kearsipan dan
Dokumentasi)
(Dosen Pengampu Mata Kuliah Drs. Marjono, M. Pd.)
Disusun Oleh :
Erva Yuanita (130210302052)
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH
JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS JEMBER
2014
Permasalahan-Permasalahan Kearsipan di Kantor Perpustakaan
Arsip dan Dokuentasi Kabupaten Jember
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani Archaios yang berarti lama,kuno, namun
begitu arsip mempunyai makna sebagai power
atau kekuasaan (Arche). Dari kata Arche jadi kata Archeion atau Archivum
(bahasa latin), yang berarti gedung pemerintahan. Lama-lama arti Archium tidak sebatas gedungnya saja,
tetapi termasuk juga isi yang ada di dalam gedung atau disimpan dalam gedung. Jadi tidak heran kalau orang awam beranggapan
bila mendengar
istilah arsip yang terlintas dalam benaknya adalah
tumpukan kertas-kertas yang sudah lama atau kuno.
Sedangkan
dokumentasi sendiri adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan mengelola
dokumen-dokumen literer yang mencatat semua aktivitas manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan bahan
keterangan serta penerangan mengenai berbagai masalah (Sulistyo Basuki 1996:11).
Difinisi ini seirama dengan tugas kewajiban dokumantasi menurut Peraturan
Presiden No. 20 tahun 1961, yaitu menyediakan keterangan-keterangan dalam
bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti yang luas, sebagai hasil dari kegiatan manusia
dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut.
Lembaga kerasipan Indonesia tidak terlepas
dari sejarah panjang kearsipan Indonesia mulai dari zaman penjajahan Belanda
sampai pendudukan Jepang, diantaranya yakni Landarchief (1892- 1942), Kōbunshokan (公文書館?) (1942-1945), Arsip Negeri (1945-1947), Landsarchief (1947-1949), Arsip Negara (1950-1959), Arsip
Nasional (1959-1967), Arsip Nasional RI (1967- sekarang). ANRI sendiri
sebagai lembaga kearsipan Indonesia Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK) yang berkedudukan di bawah dan
bertanggungjawab kepada Presiden serta memiliki
tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Salah satu lembaga kearsipan yang
ada di kabupaten Jember adalah Kantor Perpustakaan Arsip dan dokumentasi
Kabupaten Jember yang terletak di jalan Dharmawangsa No. 176 Kaliwining
Rambipuji Jember, Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Jember selaku badan yang berwenang mengelola arsip-arsip atau dokumen-dokumen
pemerintahan maupun swasta di Kabupaten Jember. Badan Perpustakaan Kearsipan
dan Dokumentasi Kabupaten Jember sendiri awalnya merupakan Kantor Cipta Karya
yang berdiri tahun 1970-an.
Petugas atau staf
dari Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumntasi Kabupaten Jember ini berjumlah
lima personil, dimana masing-msing personil memiliki tugas masing-masing
diantaranya yakni Kasubag TU, Kasi Kasubag yang terdiri dari Kasi Pengembangan, Kasi Perpustakaan, Kasi
Arsip dan Dokumentasi dan Kelompok fungsional yang terdiri dari pustakawan dan arsiparis.
Arsip atau dokumen yang ada pada
kantor Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumntasi Kabupaten Jember umumnya adalah dokumen SPJ (Surat Pertanggungjawaban)
dari instansi-instansi pemerintahan daerah kabupaten Jember. Untuk arsip
mengenai kesejarahan Jember sendiri disebutkan oleh narasumber tidak ada. Arsip
paling tua
adalah arsip tahun 1970-an sedangkan
paling baru adalah 2011.
Berkaitan dengan perihal
kearsipan dan dokumentasi tidak terlepas dari adanya permasalahan-permasalahan yang
menyelimutinya, seperti salah satunya pada Badan Perpustakaan
Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jember selaku badan yang berwenang mengelola
arsip-arsip atau dokumen-dokumen pemerintahan maupun swasta di Kabupaten
Jember.
Sebagai salah satu lembaga cabang
dari lembaga kearsipan pusat (ANRI), Kantor Perpusatakaan Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Jember pada kenyataannya berada satu gedung atau satu
tempat kerja dengan lembaga lain yakni lembaga perpustakaan, dimana hal ini
tentu saja mempengaruhi efektifitas kerja dari petugas-petugas lembaga
kerasipan yang ada yang tentu saja berujung pada pengelolaan arsip-arsip yang
ada.
Lembaga kearsipan yang ada yang
seharusnya ditempatkan berbeda dengan lembaga perpustakaan justru disatukan dalam satu gedung atau satu
ruang kerja pada tingkat kabupaten. Hal ini tentu saja mengganggu optimalnya
kerja dari masing-masing lembaga mengingat pentingnya arsip bagi bangsa ini
jika kita ingat kembali peristiwa dicaploknya pulau Ligitan dan Sipadan oleh
Malaysia karena kurangnya bukti (arsip) mengenai pulau Ligitan dan Sipadan
sebagai milik Indonesia yang merupakan akibat dari kurangnya kesadaran bangsa
ini terhadap pentingnya menjaga arsip-arsip yang ada. Dengan dalih kurangnya
atau minimnya anggaran yang digelontorkan pemerintah pusat terhadap lembaga
arsip yang ada, menjadikan lembaga arsip di daerah tingkat II dikorbankan.
Salah satu surat kabar nasional menyebutkan, anggaran dari pemerintah pusat
untuk lembaga kearsipan pada tahun 2013 saja sebesar 125 Miliar Rupiah, yang
jelas tidak sebanding dengan banyaknya lembaga kersiapan di Indonesia.
Memang tidak sepenuhnya salah,
menempatkan lembaga kearsipan dengan lembaga perpustakaan karena memang antar
kedua lembaga teersebut saling berkaitan, namun alangkah baiknya pemerintah
tidak menutup mata pada hal ini mengingat pengalaman dahulu hilangnya pulau
Sipadan dan Ligitan dari negara ini karena bukti arsip yang tidak ada sehingga
memungkinkan Malaysia menang atau berhak atas kedua pulau tersebut. Kiranya hal
tersebut menjadi pertimbangan bagi pemerintah dalam mengoptimalkan peran
lembaga kersipan yang salah satunya dapat diwujudkan dari pengoptimalan kerja
badan kearsipan dengan memberikan ruang kerja baru yang lebih memadai.
Berawal dari permasalahan tersebut
memunculkan masalah-masalah baru di badan kearsipan utamanya badan kearsipan di
daerah tingkat II (kabupaten) seperti tidak optimalnya kerja dari pegawai-pegawai
yang ada dalam mengelola arsip-arsip daerah yang bersangkutan, salah satunya di
Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jember. Secara rinci
masalah yang ada pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokemntasi Kabupaten Jember
yakni masalah minimnya anggaran dan kurangnya jumlah pegawai yang mengelola
arsip-arsip daerah Jember, yang barujung
pada munculnya masalah-masalah baru yakni kurang optimalnya pengelolaan arsip
yang dapat dilihat dari kurangnya kebersihan di kantor kearsipan, tidak pernah
ada pemusnahan arsip yang tidak punya nilai guna lagi, arsip-arsip dibiarkan
tidak terawat dan permasalahan-permasalahan lain
Pada dasarnya permasalahan kearsipan dan dokumentasi dalam Badan
Perpustakaan Arsip dan
Dokumentasi ini sendiri yakni permasalahan yang bersifat umum dalam badan
kearsipan dan dokumentasi lainnya, seperti yang telah disebutkan
sebelumnya mengenai masalah anggaran dan minimnya jumlah petugas. Anggaran untuk badan
kerasipan ini disebutkan oleh narasumber tidak banyak, hal ini dapat dilihat
dari minimnya jumlah peralatan seperti lemari geser maupun rak-rak penyimpanan
arsip sehingga arsip yang ada banyak yang ditempatkan dipinggiran
dinding-dinding penghubung ruangan.di kantor. Berapa jumlah anggaran yang
diberikan pemerintah dalam badan ini juga tidak disebutkan secara pasti
mengingat hal tersebut merupakan lingkup wewenang dari Kasubag TU, yang pasti
jumlah anggaran yang ada tidak mencukupi dalam pengeolaan arsip di badan
ini, terang narasumber.
Selain itu jumlah
personal atau petugas dalam Badan Perpustakaan Keasipan dan Dokumentasi Kabupaten Jember juga tidak
sebanding dengan banyaknya arsip yang harus ditangani.
Jumlah staf dalam badan kerasipan ini sendiri berjumlah lima personil seperti
yang telah disebutkan sebelumnya. Menurut
narasumber, bagian staf yang sangat diperlukan oleh badan kearsipan ini adalah arsiparis. Sulitnya mencari petugas
arsiparis dirasakan oleh badan ini mengingat luusan D3 Kearsipan sendiri masih langka
utamanya di Jember, sehingga dari tidak adanya
arsiparis dalam badan kearsipan tersebut menyebabkan kurang efektinya
pengelolaan
arsip-arsip dalam badan kearsipan tersebut.
Dalam usahanya
menangani permasalahan-permasalahan tersebut utamnya terkait tentang dana, pihak
badan kearsipan sendiri sejauh ini masih menunggu adanya peningkatan dana bagi pengolaan
kearsipan dibadan kearsipan tersebut, sedangkan dalam menangani masalah kurangnya staf atau petugas penelola arsip,
dari pihak Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Jember sendiri juga tidak mampu berbuat banyak, mengingat dananya sendiri yang dirasa kurang
dalam mengelola arsip-arsip yang ada sehingga dari pihak badan kerasipan tidak mampu untuk mencari ataupun
mempekerjakan staf baru utamanya arsiparis.
Permasalahan-permasalahan
dalam Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Jember sendiri dapat dikatakan cukup krusial mengingat
kaitannya dengan alokasi dana dari pemerintah daerah. Pemerintah pusat sebagai
lemabaga yang menaungi badan kerasipan ini dirasa kurang memberikan alokasi dana yang
cukup dalam pengelolaan arsip-arsip pemerintahan daerah utamanya, seperti
yang disebutkan sebelumnya hal tersebut akan mempengaruhi kenerja tau hasil
kerja dari badan kerasipan itu sendiri. Dari pihak Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Jember sendiri harusnya juga aktif dalam mengajukan proposal-proposal
dalam usahanya mendapatkan sokongan dana dari pemerintah daerah, bukan hanya diam menunggu
sehingga berdampak bagi terpeliharanya arsip-arsip itu sendiri yang tentunya disadari
oleh para petugas di badan kerasipan Kabupaten Jember mengenai krusialnya arsip
bagi pemerintahan Kabupaten Jember itu sendiri.
Dalam kantor Badan
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jember sendiri pengelolaan arsip
dirasa sangat tidak maksimal, banyak arsip karena tempat yang minim ditumpuk-tumpuk dan terlihat jarang di
bersihkan meskipun dari pihak petugas sendiri mengatakan
arsip yang ada setiap tahunnya disemprot dengan disifektan anti serangga untuk mematikan hama yang dirasa merusak
arsip-arsip berupa kertas. Selain itu, arsip inaktif yang harusnya dimusnahkan sendiri masih menumpuk
dikantor sehingga semakin memperjelas kondisi pengarsipan
yang carut-marut.
Jadi dalam usahanya menangani masalah yang ada dalam Badan
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jember terkait masalah dana yang berujung
pada ketidakefektifan pengelolaan arsip
menyangkut masalah kebersihan mupun jumlah personal petugas, harusnya dari pihak badan kersipan sendiri aktif mencari sokongan dana seperti
dengan mengajukan proposal-proposal kepada pemerintah daerah dalam usaha pengelolaan arsip-arsip yang ada mengingat arsip-arsip yang ada dalam badan ini mayoritas adalah
arsip-arsip dari pemerintahan daerah Kabupaten Jember
yang tentunya sangat krusial sekali bagi pemerintahan Kabupaten
Jember.
Mengenai masalah dana atau
anggaran memang merupakan masalah yang sangat mendasar yang menimbulkan
berbagai masalah-masalah baru utamanya di Kantor Perpustakaan Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Jember. Berawal dari minimnya dana yang diterima, muncul
masalah-masalah baru seperti menumpuknya arsip yang sudah tidak punya nilai
guna lagi (belum ada pemusnahan), arsip-arsip yang ada tidak ditata dengan baik
(ditumpuk-tumpuk tidak beraturan, kurangnya rak penyimpanan), anggota atau staf
pengelola arsip kurang, penyemprotan disivektan dilakukan setahun sekali yang
seharusnya tipa enam bulan sekali dan masalah-masalah lainnya.
Seperti yang telah disebutkan
sebelumnya, dalam menangani masalah-masalah tersebut yakni dilakukan dengan
mengajukan proposal ke tingkat pemerintah daerah maupun pemerintah pusat dalam
usaha mencari sokongan dana dalam pengelolaan arsip yang ada terkait masalah
dana sebagai masalah pokok dari masalah-masalah yang lain. Selain itu harusnya
pemerintah juga tidak memandang sebelah mata mengenai hal ini, badan kersipan
(ANRI) sebagai badan yang berada dibawah pimpinan presiden (lembaga pemerintah
non kementrian) harusnya menjadi lembaga yang benar-benar mandiri dan
berkembang pesat, namun justru sebaliknya , kemegahan lembaga ini hanya
terlihat di tingkat pusat saja, sedangkan di tingkat daerah, utamanya daerah
tingkat II, kinerja dari lembaga ini dapat dikatakan sangan carut-marut dalam
mengelola arsip-arsip, dengan dalih minimnya anggaran yang digelontorkan dari
pemerintah tekait masalah pengarsipan.
Selain itu terkait masalah
kebersihan di kantor arsip, harusnya petugas arsip dengan sadar melakukan
pembersihan secara berkala di tempat penyimpanan arsip mengingat pentingnya
arsip-arsip yang ada, pembersihan dilakukan dengan menjaga kondisi arsip
tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun dengan
peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas
angin. Penggunaan racun serangga. diharapkan setiap enam bulan ruang
tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus
dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip.
Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga
dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat
diletakkan disela-sela arsip.
Dengan
penanganan-penanganan tersebut diharapkan pengelolaan arsip-arsip yang ada
dapat menjadi lebih optimal, mengingat pentingnya arsip bagi bangsa ini jikalau
kita sedikit bercermin kembali dari peristiwa hilangnya Pulau Sipadan dan
Ligitan dari tanah air tercinta ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar